La prise de référence lors des recrutements

Pourquoi et comment faire une prise de référence ?

Beaucoup utilisée chez les consultants et chasseurs de tête, la prise de référence est une étape délicate du processus de recrutement. Même si elle permet de mieux connaître vos candidats, elle est souvent incomprise par ces derniers. Mais, en quoi consiste exactement la prise de référence ? Quelles sont les bonnes pratiques pour la mener à bien ?

Table des matières

La prise de référence : définition

Quels objectifs pour le recruteur ?

La prise de référence est très populaire dans le processus de recrutement des entreprises. Selon une étude de RégionsJob, 19 % des recruteurs contactent toujours les anciens employeurs des candidats, 29 % le font souvent et 43 % le font parfois. Parmi tous ces recruteurs, seuls 9 % n’en font jamais.

La prise de référence consiste à contacter les anciens employeurs d’un candidat dans le but de confirmer plusieurs informations évoquées durant l’entretien avec le candidat. Elle poursuit donc deux objectifs.

  • D’une part, vérifier la véracité des propos du candidat.
  • D’autre part, approfondir la connaissance de la personnalité de celui-ci.

À travers la prise de référence, on contrôle la véracité des informations transmises :

  • Les missions effectuées dans une entreprise
  • Les compétences constatées pendant l’expérience
  • La durée d’une expérience professionnelle
  • La personnalité du candidat, ses points forts et ses points faibles
  • La raison du départ de l’entreprise (fin de contrat, autre projet, autre raison ?)
  • Valider l’obtention d’un diplôme ou d’une certification
 

À quelle fréquence est-elle utilisée ?

En France, la prise de référence n’est pas systématique à l’exception des cabinets de recrutement. Plusieurs facteurs expliquent cela. La prise de référence demande du temps et peut devenir chronophage. Il faut attendre l’autorisation écrite de chaque candidat, contacter chaque employeur pour définir un rendez-vous téléphonique, faire la prise de référence et résumer l’échange. Automatiser certaines tâches peuvent rendre la prise de référence plus facile à mettre en place. Vous pouvez, par exemple, automatiser depuis un logiciel de gestion des candidatures l’envoi de l’accord écrit ainsi que la programmation du rendez-vous téléphonique.

Le contrôle de référence étant cadrée légalement, les recruteurs ont peur de dépasser le cadre légal. Dans ce sens, il est utile d’élaborer différents modèles pour ne pas dépasser ce cadre. Vous pouvez donc préparer le modèle d’accord écrit à remplir par le candidat et la liste des questions à poser lors de la prise de référence.

La prise de référence selon la grande étude RegionsJob de 2015
La prise de référence selon la grande étude RegionsJob de 2015

Que dit la loi sur la prise de référence ?

La prise de référence s’inscrit dans un cadre légal. En effet, selon l’article L. 1221-8-et L.1221-9 du Code du travail, « tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation ». Cela signifie que le recruteur a l’obligation de demander un accord écrit au candidat. Cet accord écrit doit contenir les informations suivantes :

Le candidat autorise le contrôle de référence et vous autorise donc à contacter ses anciens employeurs et il doit indiquer qu’il renonce à la confidentialité de ses renseignements.
Le postulant doit mentionner les coordonnées de ses anciens employeurs :

  • Nom de l’entreprise, personne à contacter, fonction occupée, numéro de téléphone ou adresse e-mail.
  • La durée de validité de cet accord.
  • Le nom, prénom et la signature du candidat accompagné de la date de signature.

De plus, les questions posées lors de la prise de référence sont soumises à réglementation du Code du Travail. Les informations demandées doivent vous permettre d’apprécier la capacité du candidat à occuper le poste proposé. Les questions relatives à la vie privée du candidat (religion, situation familiale, santé, etc.) sont évidemment exclues.

 

Comment préparer sa prise de référence ?

À quelle étape du processus de recrutement doit-elle être effectuée ? 

 Il est important de garder en mémoire que la prise de référence vous permet de sécuriser le recrutement. Elle n’intervient pas dans le but de piéger un candidat. L’objectif est de valider les informations d’un candidat que l’on souhaite engager.

La prise de référence s’effectue en général entre le premier contact avec le candidat et avant le dernier entretien. Vous pourrez valider certaines informations mais également certaines zones d’ombres à éclaircir avec le candidat. C’est à l’occasion d’un dernier entretien que vous pourrez aborder ces différents points avec le candidats.

Rassurer les candidats sur la prise de référence

Les candidats ne savent pas à tous les coups ce qu’une prise de référence engendre. Lorsque vous leur expliquez le déroulement de celle-ci, n’hésitez pas à insister sur les objectifs de cette prise de référence et les réponses que vous recherchez. De plus, la prise de référence n’est pas une étape obligatoire, n’oubliez pas que le candidat à le droit de la refuser. Il est également essentiel de ne pas se fier seulement à la prise de référence. Si un candidat a connu une mauvaise expérience et que le retour est négatif, cela ne veut pas dire que le candidat sera mauvais dans votre entreprise.

La prise de référence doit se préparer en amont. Tout d’abord, vous devez expliquer au candidat la finalité et le déroulement de la prise de référence pour le rassurer. Le candidat vous enverra ensuite les contacts de ses référents que vous pourrez contacter. Avant de prendre rendez-vous avec les anciens employeurs, préparez quelques questions que vous voulez poser :

  • Quelle a été la durée du contrat du candidat dans l’entreprise ? Pour quelle raison le candidat quitte-t-il l’entreprise (fin de contrat de CDD, licenciement pour faute, démission) ?
  • Quel était le salaire du candidat ?
  • Quelles étaient ses missions ?
  • Quelles étaient les forces et les faiblesses du candidat ?
 

Comment cibler les référents ?

Dans l’idéal, ciblez les référents qui ont travaillés directement avec le candidat. Inutile d’appeler le Directeur d’une entreprise de 150 personnes. Vous trouverez plus de réponses concrètent auprès du supérieur direct du candidat. Il aura vu l’évolution de ce dernier, saura vous dire de quoi il est capable et ce qu’il doit travailler.

 

5 conseils pour réussir sa prise de référence

Conclusion 

La prise de référence reste une étape incontournable du processus de recrutement pour cerner le candidat. Elle doit cependant s’appliquer dans un cadre législatif précis respectant le droit au respect de la vie privée de celui-ci. La prise de référence doit s’effectuer en plusieurs étapes :

  • Informer le candidat des objectifs de la prise de référence
  • Demander le contact des référents au candidat
  • Préparer ses questions
  • Contacter le(s) référent(s) après avoir obtenu l’accord du candidat
  • Faire un retour au candidat