Organiser un événement RH

Événement RH : pourquoi et comment le mettre en place ?

Participer ou organiser un événement RH est devenu un incontournable pour de nombreuses entreprises. Mais, quel événement RH est le plus adapté à vos besoins ?

Table des matières

Les différents types d’événement RH

Le forum emploi ou job dating

Qu’est-ce-qu’un forum emploi ?

Le forum emploi est un format très commun pour l’événementiel RH. À la manière d’un salon, les candidats déambulent dans un espace dédié à la rencontre des entreprises qui recrutent. Selon l’événement, les candidats peuvent échanger spontanément avec les entreprises ou participer à un job dating. Comme un speed dating amoureux, le candidat et le recruteur ont une dizaine de minutes pour se séduire mutuellement. À la fin du temps imparti, libre à eux d’y donner suite.

La particularité de ce type d’événement RH, généralement organisé par des organismes externes, est de rassembler plusieurs entreprises qui recrutent le temps d’une journée, d’une demi-journée ou d’une soirée. À l’initiative de ces forums, on retrouve évidemment Pôle emploi, mais aussi des organismes (Missions locales, Maison de l’emploi, etc.), des sites d’emploi tels que l’Apec ou l’Etudiant. Certains groupements d’entreprises peuvent également se retrouver au cœur d’un forum emploi. C’est le cas notamment des Centres commerciaux qui organisent des forums emploi pour recruter des vendeurs dans leurs magasins.

Pourquoi participer à un forum emploi ?

Le forum emploi est un événement RH très bénéfique lorsqu’une entreprise cherche à augmenter sa visibilité en tant qu’employeur. Fort de la notoriété des grandes entreprises participantes ou des organismes organisateurs, les PME et ETI profitent de cette communication et gagnent en visibilité.

Dans le cas d’une entreprise qui recrute en masse, le forum emploi permet de rencontrer un grand nombre de candidats dans un court laps de temps. C’est un gain de temps conséquent sur le processus de recrutement.

À l’inverse, le forum emploi est très bénéfique également pour le recrutement de profils pénuriques. Ces profils peuvent être difficiles à atteindre sur internet et sont plus sensibles à la rencontre physique de l’employeur. C’est une occasion opportune de recruter ses futurs chauffeurs poids lourd, commerciaux ou travailleurs manuels.

Le job dating organisé par une entreprise

Qu’est-ce-qu’un job dating ?

À la manière d’un speed dating amoureux, le job dating est un entretien d’embauche express d’une dizaine de minutes entre le candidat et le recruteur.

Certaines entreprises proposent aux candidats, le temps d’une journée, de venir spontanément à leur rencontre. À leur arrivée, ils sont conviés en entretien express avec le recruteur et expose leurs motivations. Ce job dating spontanée permet de lever les freins des candidats et de les inciter à venir sans inscription préalable.

D’autres recruteurs proposent aux candidats postulant à une même offre d’emploi de participer à un job dating. Ici, l’objectif est d’optimiser le temps du recruteur en rencontrant de nombreux candidats. Les entretiens sont planifiés tout au long de la journée pour chaque candidat.

Pourquoi organiser un job dating pour mon entreprise ?

Pour faire face à des problématiques de recrutement, les entreprises organisent leur propre événement RH. Dans le secteur de la Grande distribution, de la Banque ou de l’Assurance, le job dating est très commun. Pour d’autres métiers, tels que la vente ou le marketing, les job dating se démocratisent petit à petit.

L’objectif de cet événement RH organisé par une entreprise est principalement de :

  • Recruter un nombre important de salariés sur une courte période. L’exemple le plus parlant est le recrutement de saisonniers pour la période estivale. Certains parcs d’attraction tels que Walygator, ou complexes hôteliers, tels que le Domaine des Ormes lancent, quelques mois avant le début de la saison, de grandes campagnes de recrutement. L’objectif est de recruter les salariés dont ils ont besoin avant le lancement de la saison.
  • Se faire connaître ou faire connaître ses métiers. En effet, certaines entreprises ont besoin de communiquer sur leur politique de recrutement et sur leurs métiers. C’est le cas du Groupe Blot Immobilier qui propose des soirées recrutement, pour faire connaître le métier de Négociateur immobilier.
  • Renouveler son vivier de candidats. Certaines entreprises telles que Babychou Services, réseau d’agences de baby-sitting et garde d’enfants, s’adressent à une population étudiante qui se renouvelle régulièrement. L’entreprise organise des job dating pour se faire connaître des jeunes qui recherchent un contrat étudiant.

La session d’entretien collective

Qu’est-ce-qu’une session d’entretien collective ?

La session d’entretien collective a pour but de rassembler de nombreux candidats qui ont postulé à une même offre d’emploi. Généralement, l’entreprise organisatrice effectue une pré-qualification en amont, puis convie ses candidats à participer. Suivant le nombre de participants, la session d’entretien collective peut durer une journée, une demi-journée ou toute une soirée. Ce type d’événement RH est très utilisé par les recruteurs pour gagner du temps et rencontrer les candidats différemment.

Concrètement, la session de recrutement peut s’articuler de plusieurs manières :

  • Les candidats s’inscrivent en ligne ou sont invités suite à une candidature dans l’entreprise.
  • L’entreprise valide leur inscription et les informe du déroulement de la session collective.
  • Durant la session, les candidats peuvent être évalués sur des tests de logique, de compétences ou de personnalité.
  • Au fur et à mesure de la journée, et selon les résultats des candidats, l’entreprise peut éliminer des candidats suivant les résultats des tests.

Pourquoi organiser une session d’entretien collective ?

La session d’entretien collective est très utilisée pour les recrutements de masse, avec un fort volume de candidatures. Ce type d’événement RH fait gagner un temps précieux aux recruteurs et leur permet de connaître leurs candidats autrement.

Les objectifs ce type d’événement RH sont différents selon les besoins de l’entreprise organisatrice :

  • Convier des candidats à une réunion d’information sur une formation. Dans ce cas, le nombre de places disponibles est défini en amont. Des Organismes de formation ou des entreprises telles que Mediaveille en organisent pour leurs formations Ecole Digitale de la Nouvelle Chance ou Stage 301.
  • Recruter de nombreux salariés en peu de temps pour un poste donné. Il est nécessaire pour eux de rencontrer un grand nombre de candidats pour augmenter leurs chances de recruter. C’est le cas, par exemple, de l’entreprise agroalimentaire Daunat qui recrute des postes de Préparateur de commande ou Agent de fabrication.
  • Pour certains postes, comme les Négociateurs immobiliers de chez Blot Immobilier, l’objectif est de faire connaître leur métier. L’entreprise organise une soirée recrutement pour promouvoir ses métiers, permettre aux candidats d’échanger avec des professionnels et s’entretenir rapidement avec les recruteurs.

D’autres événements RH innovants

Vous voulez innover et organiser un autre événement RH pour votre entreprise ? Voici quelques pistes pour innover :

  • Inverser le job dating : Les candidats proposent leurs compétences et leurs ambitions. C’est aux entreprises de venir à leur rencontre.
  • Inviter les candidats à une conférence animée par un speaker reconnu. Cet événement peut être suivi par un moment d’échange entre recruteurs et candidats.
  • Organisez un brunch, cocktail ou afterwork de networking. Ce cadre informel permet de rencontrer les candidats autrement et d’échanger plus facilement avec eux.
  • Proposez un Salon 3D virtuel permettant aux candidats de postuler directement en ligne et tchatter avec les recruteurs. Cet exemple d’événement RH conviendra davantage à des postes dans le digital.

 

7 conseils pour organiser un événement RH

Bien cibler les profils recherchés selon les postes à pouvoir

Avant toute chose, ciblez les profils recherchés selon les postes que vous recrutez. Avoir une idée précise des profils que vous recherchez vous permet de :

  • Définir les compétences, techniques ou de savoir-être, que vous recherchez.
  • Adapter votre communication selon les usages de vos profils types. Communiquez sur les supports qu’ils utilisent et laisser de côté ceux non utilisés.
  • Définir les tests que vous allez faire passer aux candidats potentiels. Selon leur profil, vous allez privilégiez un test de logique à un test de compétence ou de personnalité par exemple.
  • Organiser le job dating : préparez une visite d’entreprise, l’intervention d’un collaborateur pour expliquer son métier, une mise en pratique, etc.
  • Invitez vos collaborateurs à participer à l’événement. Selon le profil recherché, vous allez privilégier un manager, un RH ou une personne de la Direction.
  • Pour organiser votre événement RH, vous pouvez vous inspirer de ces quelques astuces pour réussir une soirée d’entreprise.

Communiquer sur l’événement RH pour maximiser ses chances

On vous le disait dans le conseil n°1, adapter sa communication à sa cible est essentiel pour être visible des candidats. Plus vous communiquez sur les supports utilisés par les candidats, plus vous maximisez vos chances d’avoir de nombreux candidats.

Pour un forum emploi organisé par un organisme tel que Pôle emploi, un site d’emploi ou un Organisme gouvernemental, vous aurez probablement un kit communication à votre disposition. N’hésitez pas à vous en servir pour gagner, encore une fois, en visibilité. Ces acteurs partenaires permettent aussi d’être plus crédibles auprès des candidats qui ne vous connaissent pas.

Dans tous les cas, utilisez les supports de communication indispensables : votre site carrière et votre site internet, vos réseaux sociaux, votre signature mail. L’affichage urbain est également un excellent moyen d’améliorer la visibilité de votre événement RH : arrêt de bus, banderole affichée dans une ville, presse ou journal local, etc.

Les éléments à ne pas oublier sur vos supports de communication

Sur tous vos supports, qu’ils soient digitaux ou papiers, n’oubliez pas d’indiquer les informations suivantes :

  • Date, horaires, lieu de l’événement exact.
  • Les postes recherchés.
  • Si besoin, le lien pour s’inscrire à l’événement.
  • Si besoin, l’accès à votre entreprise et le parking : comment venir en bus, en train, en car ou en voiture ?
  • Dans le cas où votre événement dure toute une journée : Informez les candidats sur la restauration. Est-elle comprise ? Doivent-ils prévoir ? Y’a-t-il des espace restauration proche de votre entreprise ?
     

Envoyer des rappels aux participants

En général, les candidats s’inscrivent en amont de la session de recrutement collective. Cela peut être en postulant à une offre ou en s’inscrivant à la session directement. Il est important de les informer de la validation de leur inscription. Vous pouvez également envoyer un rappel à vos candidats quelques jours avant l’événement pour qu’ils n’oublient pas. Rappelez-leur la date, l’heure et le lieu du job dating ou de la session collective.

Organisation événement RH

Si vous conviez des collaborateurs à l’événement, pensez à leur envoyer un rappel également. L’objectif est de leur rappeler les horaires, ce qu’ils vont faire, les postes à pourvoir, le nombre de postes disponibles. Vous pouvez également les aiguiller sur le comportement à avoir face aux candidats, les compétences recherchées, etc.

Le Jour-J : Mettez à l’aise vos candidats

Pour maximiser vos chances de recruter, mettez à l’aise vos candidats. Un candidat mal à l’aise va être moins enclin à se libérer, à vous montrer sa personnalité et à poursuivre sa candidature.

A leur arrivée, accueillez-les avec un petit-déjeuner, un café, expliquez-leur le déroulement de la journée et l’activité de l’entreprise. Prévoyez une visite de l’entreprise, les candidats aiment toujours découvrir les coulisses et les équipes. Toute au long de la journée, soyez avenants et bienveillants avec les candidats.

Débriefing équipe le jour même ou lendemain matin

A la fin de l’événement, prenez le temps de vous réunir. Pour prendre les décisions les plus qualitatives possibles, mettez en commun vos impressions, vos remarques et vos questions sur les candidats rencontrés. Vous pourrez ensuite décider de la suite de la candidature et prendre des décisions rapides. Le bon candidat n’attend pas.

Informez les participants de la suite de leur candidature

Remerciez-les tout d’abord. Ensuite, invitez-les à vous rejoindre sur vos réseaux sociaux pour suivre vos actualités et sur le site carrière pour être informé des futurs postes à pourvoir. Si vous n’avez pas pris de décision sur la suite de la candidature, informez-les du délai de réponse. Cela vous évitera les nombreux appels et e-mails des candidats pour connaître le délai de réponse. Vous garderez également une bonne image auprès des candidats.

Gardez une trace de votre événement RH

Les job dating ou sessions de recrutement vous permettent de constituer un véritable vivier de candidatures et de pré-sélectionner de nombreux candidats. Garder une trace des échanges, de vos impressions et de vos interrogations est donc essentiel.