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Qu’est-ce qu’un vivier de candidats et comment l’optimiser ? 

Table des matières

Une définition du vivier de candidats

Un vivier de candidats, appelé aussi vivier de talents, est une véritable base de données de candidats qualifiés. Le recruteur construit son vivier selon les besoins de l’entreprise. L’objectif du vivier est de garder les profils intéressants pour rendre le recrutement plus efficace.

Avoir un vivier de talents est un gain de temps considérable pour le recruteur qui a déjà à disposition les coordonnées du candidat. Mais, il s’agit également d’une économie, le recruteur va pouvoir puiser dans le vivier avant de débuter le recrutement. Le vivier de candidature est aussi un outil de promotion de la marque employeur, permettant de garder un lien avec les candidats.

Quelles données candidat peut-on ajouter au vivier ?

De la même manière que pour un recrutement, le Code du travail définit un cadre légal dans l’utilisation du vivier de candidats. L’entreprise doit le déclarer à la CNIL et a des limites sur la collecte d’informations. En effet, il est interdit de collecter certaines informations telles que l’origine raciale, les convictions religieuses ou politiques des candidats. Le recruteur doit par ailleurs informer le candidat de la collecte de ses données et la durée de conservation de celles-ci. A tout moment, ce dernier peut vous demander d’accéder à ses données personnelles et s’opposer à cette collecte.

5 conseils pour créer un vivier de candidats efficace

Organiser simplement ses viviers de candidatures

Comme toute base de données, il est nécessaire de pouvoir organiser ses viviers et les structurer pour s’y retrouver facilement. L’organisation est propre à chaque entreprise, selon ses besoins, ses postes et ses attentes.

Pour faciliter la mise en place de viviers et la recherche des candidatures, vous pouvez passer par un outil développé en interne ou une solution dédiée. Certains logiciels de recrutement incluent ce service qui peut vous faire gagner un temps précieux. Gardez en mémoire que le côté pratique doit toujours primer. L’objectif est de pouvoir rechercher facilement et rapidement un candidat lorsqu’un besoin en recrutement est exprimé.

Récolter des profils qualifiés

Pour constituer un vivier, il faut bien sûr récolter des candidatures qualifiées et intéressantes pour vos viviers. Pour cela, plusieurs moyens sont possibles :

Vous pouvez recevoir une candidature sur une offre à pourvoir, qui ne correspond pas à vos besoins actuels mais peut répondre à vos besoins futurs. Par exemple, un candidat avec des attentes salariales trop élevées pour le moment peut être un candidat potentiel futur.
Une candidature spontanée peut également être ajoutée à un vivier. Certains candidats n’attendent pas qu’un poste soit à pourvoir pour postuler. Gardez cette candidature dans vos viviers pour pouvoir le contacter au moment opportun.
Vos collaborateurs peuvent également coopter des personnes de leur réseau.
De plus en plus répandu pour certains postes, le sourcing constitue également une source de candidats potentiels à ajouter à vos viviers.
Participer à des événements est un moyen de rencontrer des candidats potentiels. Ils peuvent être variés : forum de recrutement, job dating, conférence, meet-up, afterwork spécifique à un métier, etc.

Structurer les candidats pour créer un vivier efficace

Il est nécessaire d’avoir une organisation bien établie. Le temps passé à structurer les candidatures ajoutées aux viviers sera du temps gagné dans vos recherches par la suite.

En effet, vous allez devoir utiliser des mots clés pour rechercher les candidatures. Plusieurs types de mots-clés peuvent être utilisés : un métier, un domaine d’activité, une compétence spécifique, une localisation géographie, etc.

Personnellement, j’organise mes viviers par métier lorsque les besoins en recrutement sont importants (Commercial(e) par exemple). Lorsque les besoins sont moins importants, on peut également les organiser par domaine d’activité (Commerce par exemple).

Par la suite, j’ajoute au minimum 3 éléments sous forme de tag : Le métier recherché par le candidat, sa localisation géographique et ses compétences clés. L’ajout des compétences me permet de rechercher facilement le candidat idéal par rapport à mes besoins. Par exemple, si je recherche un(e) commercial(e) à Lyon qui sait utiliser le CRM Pipedrive, je peux rechercher dans le vivier « Commercial(e) », tous les candidats qui habitent à Lyon et qui savent utiliser ce CRM. En quelques clics, j’ai une liste de candidats potentiels. Il ne me reste plus qu’à les contacter !

Si votre solution le permet, n’hésitez pas à laisser un commentaire lors de vos échanges avec le candidat. Ainsi, vous gardez une trace des informations transmises par le candidat, vos impressions ainsi que l’historique avec le candidat (entretien effectué, échange d’e-mails, relance du candidat). Dans tous les cas, n’oubliez pas que l’organisation de votre vivier se fait en amont. Il sera difficile de créer un vivier de candidatures efficace en partant tête baissée.

Animer son vivier de candidats

Pour rester efficace, un vivier de candidatures doit être animé régulièrement. Vous pouvez pour cela leur envoyer une newsletter ou un e-mail personnalisé. Les objectifs sont importants :

Mettre à jour les informations du candidat : expériences et compétences acquises depuis votre dernier échange, reconversion éventuelle, attentes salariales, coordonnées.
Être autorisé à conserver les données du candidat. En effet, la RGPD impose aux recruteurs un temps de conservation des données maximum de 730 jours (2 ans). Lorsque ce délai expire, vous avez l’obligation de supprimer ou anonymiser ces données. Pour conserver le CV du candidat et les informations relatives, vous devez obtenir son consentement.
Maintenir le contact avec les candidats. L’objectif est qu’ils se souviennent de vous.

Respecter les obligations légales

Pour collecter les données personnelles d’un candidat, vous devez obtenir le consentement du candidat. Ce consentement peut être obtenu, par exemple, lors de la candidature spontanée ou à une offre.

La RGPD impose une durée maximum de 730 jours durant laquelle vous pouvez conserver ces données. Au delà, ces données doivent être anonymisées. Les candidats ont la possibilité, à tout moment, de vous demander de supprimer ou anonymiser leurs données. Toute base de données qui collecte les données personnelles d’individus doit être déclarée auprès de la CNIL.

3 astuces pour entretenir son vivier de candidats

Si un vivier de candidats bien construit permet de gagner du temps dans ses recrutements et d’obtenir des candidats motivés, il est nécessaire de l’animer !

Envoyer une newsletter personnalisée

La newsletter constitue un levier intéressant afin de conserver une relation directe avec les candidats. Envoyer une newsletter à son vivier de candidats s’effectue de la même manière que lorsque vous envoyez la newsletter de votre entreprise à vos clients ou prospects.

Et même si elle vous demande un peu de temps à mettre en place, cela n’est pas rédhibitoire. Surtout qu’il existe des solutions en ligne gratuites pour créer simplement des newsletters et paramétrer les envois. Vous n’êtes pas graphiste de formation ? Pas de panique ! Il existe des outils gratuits comme Canva ou Designbold qui permettent de créer et mettre en page vos newsletters facilement. Ensuite, des services comme Mailchimp ou Mailjet vous permettent de diffuser vos emails à votre vivier de candidats.

Concernant leur contenu :

  • Diffusez les informations adaptées à vos candidats potentiels.
  • Gardez toujours une section « offre d’emploi à pourvoir ».
  • Diffusez du contenu sur votre marque employeur : cas client, événements, vie de l’entreprise. 

Concernant la fréquence :

  • N’envoyez pas de newsletter en abondance.
  • Les newsletters trop fréquentes provoquent un effet toxique auprès des destinataires.
  • Des newsletters trop fréquentes sont considérées comme des spams.
  • Limitez l’envoi à une newsletter mensuelle voire trimestrielle.
  • Privilégiez la qualité plutôt que la quantité. 

De cette manière, vous continuez à nouer des liens avec votre vivier de candidats en maintenant un échange régulier.

Inviter les candidats à mettre à jour leur CV régulièrement

Par définition, un vivier de candidats n’est jamais figé. En effet, les candidats acquièrent de l’expérience, changent parfois d’entreprise ou sont en recherche d’emploi depuis que leur CV a été rentré dans votre base de données. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre à jour régulièrement les CV des candidats présents dans votre vivier.

Autre facteur, la CNIL conseille de conserver les CV d’un candidat jusqu’à deux ans après le dernier échange avec un candidat. En mettant à jour les CV des candidats présents dans votre vivier, vous faites coup double : Leurs données sont mises à jour mais également leur durée de conservation.

Pour cela, effectuez un mailing groupé à intervalles réguliers afin de solliciter vos candidats à mettre à jour leur CV. Bien évidemment, vous devez stipuler dans ce mail le motif qui vous pousse à collecter leurs données mais aussi l’utilisation que vous en faites. Pour cela, soyez transparents et rédigez un modèle simple et clair pour motiver les candidats à mettre à jour leurs données.

Gardez à l’esprit que la nouvelle loi sur protection des données de Mai 2018 accentue la transparence vis-à-vis des candidats à les informer de la collecte de leurs données et dans quel but. Les peines infligées sont plafonnées jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial d’une entreprise, restez donc vigilant sur ce facteur. De toute façon, les candidats clairement informés qui répondront positivement à votre demande seront les candidats les plus motivés à l’idée de rejoindre votre entreprise, il est donc bénéfique d’être transparent avec eux !

Participer à des événements pour alimenter son vivier de candidats

Si la digitalisation a radicalement transformé le domaine du recrutement, l’aspect humain ne doit pas être négligé. Aller à la rencontre des candidats permet de créer du lien humain avec les candidats.

Participer à des événements est un moyen simple d’entretenir son vivier de candidats. Cela peut être un événement directement organisé par l’entreprise, comme des portes ouvertes. Précisez bien dans la description de l’événement que les candidats intéressés peuvent déposer leur CV à l’entreprise sur place. De cette façon, vous obtiendrez des candidatures de personnes très intéressées pour rejoindre votre entreprise qui viendront grossir votre vivier de candidats.

Autre solution, cela peut être de participer à des événements externes à l’entreprise, comme des salons ou des événements liés à l’emploi. Si vous visez un profil bien particulier, comme un « technicien tests logiciels » par exemple, vous pouvez participer à un salon sur les nouvelles technologies afin de récupérer quelques CV qualifiés. Tout en ayant un premier échange avec les candidats potentiels. Vous n’aurez plus qu’à rentrer les nouveaux CV collectés ainsi qu’un court résumé de votre échange avec le candidat dans votre vivier de candidatures ! 

Viviers de candidats au sein du logiciel de recrutement

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