Comment refuser un candidat

10 astuces pour refuser un candidat sans détruire sa marque employeur

Aujourd’hui, encore beaucoup de candidats se plaignent de ne pas recevoir de réponse de la part d’une entreprise suite à l’envoi d’une candidature ou après un entretien. Le fait de ne pas répondre à un candidat peut impacter négativement votre réputation. Nous vous donnons quelques astuces pour refuser un candidat, tout en préservant sa marque employeur. 

Table des matières

Répondre toujours à tous les candidats

Cela semble encore inconcevable, aujourd’hui, que certaines entreprises ne répondent pas à un candidat lorsqu’il postule à une offre. Pourtant, actuellement, c’est encore une réalité. En effet, avec la quantité de CV que reçoivent les recruteurs chaque jour, suite à la diffusion d’une offre pour un poste, il est aujourd’hui difficile de répondre à tous les candidats, un par un. Cependant, grâce à un logiciel ATS, il est possible de répondre à chaque candidat, de manière automatisée et personnalisée. 

Effectivement, aujourd’hui, beaucoup de candidats sont frustrés de ne pas avoir de réponse des recruteurs lorsqu’ils postulent à une offre d’emploi. Un candidat attend toujours une réponse d’une entreprise lorsqu’il a postulé à une offre, car il a pris le temps de soigner sa candidature pour candidater. D’autre part, beaucoup de candidats envoient un mail de remerciement après un entretien d’embauche, ils attendent donc en retour une réponse de votre part, qu’elle soit positive ou négative. Il est donc indispensable de toujours répondre à un candidat, lorsqu’il postule chez vous, ou suite à un entretien d’embauche. Même si votre réponse est négative, le candidat appréciera que vous lui ayez répondu.

D’après un article de Ouest France datant de novembre 2018, après avoir réalisé une étude sur un échantillon de 450 personnes, 79% des candidats ont répondu “non” lorsqu’on leur a demandé s’ils avaient reçu une réponse de la part de l’employeur lorsqu’ils ont postulé pour la dernière fois.

De plus, le fait de ne pas répondre peut vous donner mauvaise réputation. Vous aurez donc peu de chance pour que le candidat postule à nouveau chez vous. Selon Le Book Focus RH (31ème édition 2019), 57% des candidats ne souhaitent plus postuler aux offres d’une entreprise lorsqu’ils n’obtiennent pas de réponse après l’envoi d’une candidature ou suite à un entretien.

De fait, si vous ne donnez pas de réponse à un candidat, celui-ci risque de ne pas vous relancer. Lorsqu’un candidat est en recherche d’emploi, il postule dans plusieurs entreprises. Si vous ne lui répondez pas, d’autres entreprises le feront. Il y aura alors la possibilité qu’il soit embauché par une autre entreprise et vous aurez peut-être perdu un bon candidat. 

Préparer des emails automatiques

Le fait de préparer des modèles d’emails automatiques de refus va vous permettre un gain de temps considérable dans vos recrutements. Ces modèles d’emails sont un moyen simple et efficace de répondre à tous vos candidats. Ces derniers garderont ainsi une bonne image de vous. Découvrez nos modèles d’emails de refus de candidat que vous pourrez utiliser gratuitement pour vos recrutements. 

Personnaliser ses emails

Certes, il est essentiel de répondre à un candidat. Cependant, il est également important de personnaliser les emails pour chaque candidat. Même si vous préparez des modèles d’emails automatiques avec un logiciel de recrutement, il est tout de même nécessaire de les personnaliser un minimum. Cela sera plus agréable pour les candidats. Dans certains cas, les candidats ne se rendent même pas compte que c’est un robot qu’il leur a répondu car le mail est bien rédigé et il est personnalisé. Avec un logiciel de recrutement, tel que We Recruit, il est possible de personnaliser les emails en ne modifiant uniquement que quelques champs, tels que le nom de la personne qui a postulé, l’intitulé du poste pour lequel la personne a candidaté, ou encore le nom de l’entreprise, etc.

Apporter des conseils au candidat pour ses prochaines candidatures

Les recruteurs reçoivent généralement énormément de candidatures. Ils sont donc parfois dans l’obligation d’envoyer des emails de refus non personnalisés aux candidats. Ceci n’est pas toujours apprécié des candidats. Cependant, si vous avez un peu de temps à consacrer à vos candidats, prenez le temps de leur répondre de manière personnalisée. Et si possible, donnez-leur des conseils et des axes d’améliorations pour leurs prochaines candidatures. Ceci est généralement apprécié des candidats, car ce sont des remarques constructives, qui ne pourront que les aider dans le futur.

De plus, le fait de donner des conseils à un candidat va peut-être lui donner envie de postuler chez vous à nouveau, ultérieurement. Cela va également renvoyer une bonne image de votre entreprise aux candidats. En effet, ils garderont en tête que vous avez bien pris le temps d’étudier leur candidature et de leur répondre. Ceci aura également un impact bénéfique sur votre marque employeur car vous aurez l’image d’une entreprise qui prend soin de tous ses candidats, sans exception, même ceux qui ne sont pas retenus. 

Prévenir le candidat que vous souhaitez garder sa candidature

Il vous arrive sûrement de devoir refuser des candidats, dont les profils vous intéressent. Cependant, ces derniers ne correspondent pas forcément au poste à pourvoir. Dans ce cas, vous pouvez conserver les candidatures des profils qui vous intéressent. Toutefois, il est important de le spécifier aux candidats, en leur précisant qu’ils pourraient être contactés ultérieurement. Effectivement, leurs candidatures pourraient potentiellement vous intéresser pour un futur besoin en recrutement. En effet, il est important de toujours prévenir un candidat qu’on se permet de garder son CV. Vous pouvez le mentionner dans l’email de refus de sa candidature, par exemple.

De plus, vous avez également la possibilité de gérer vos recrutements avec un logiciel de recrutement, vous permettant de disposer d’une CVthèque. Ainsi, vous pourrez constituer votre base de candidatures avec les CV de certains candidats, que vous souhaitez conserver. Votre vivier de candidatures sera alors composé de nombreux CV de talents qui peuvent potentiellement vous intéresser. Cela vous fera gagner du temps dans vos futurs recrutements. Effectivement, lors d’un prochain besoin en recrutement, avant de vous lancer dans une campagne de recrutement, vous pourrez ainsi regarder si vous avez conservé le CV d’un talent qui pourrait vous intéresser pour ce nouveau poste à pourvoir. Sachez également que, dans le cadre du RGPD, la conservation d’une candidature est limitée à 2 ans, selon un article du Journal Du Net.

Remercier les candidats qui postulent chez vous

Certains candidats adaptent leur candidature et leur CV à l’offre d’emploi pour laquelle ils postulent, en fonction de l’entreprise, et prennent le temps de soigner leur candidature. Il semble donc important de les remercier d’avoir porté de l’intérêt à son entreprise et d’y avoir postulé. Vous pouvez remercier le candidat dans votre mail d’accusé de réception de la candidature, ou encore dans le mail de refus de la candidature. Le fait de les remercier d’avoir postulé chez vous est généralement apprécié des candidats. Cela renvoie une image positive de votre entreprise. 

Être transparent lorsqu’on refuse un candidat

Il n’est jamais facile de refuser un candidat. Cependant, il est important d’être transparent avec vos candidats lorsque vous les refusez. Il est essentiel de leur donner les vraies raisons de leur refus. Les candidats auront alors le sentiment que vous êtes sincères avec eux. De plus, en ayant les bonnes raisons de leur refus, les candidats pourront s’appuyer sur des vrais faits. Ils pourront ainsi s’améliorer pour leurs prochaines candidatures. Par exemple, si un candidat a été refusé parce que son profil ne correspond pas au poste à pourvoir, dites-lui et expliquez-lui pourquoi. 

Expliquer les raisons du refus au candidat

Lorsque vous refusez un candidat, il est important de lui donner les raisons de son refus. Il n’y a rien de plus frustrant pour un candidat de ne pas savoir pourquoi il a été refusé.

Il y a plusieurs raisons de refus d’un candidat : 

  • Son profil ne correspond pas pour le poste.
  • Une autre personne a déjà été embauchée pour ce poste.
  • Vous ne prenez pas de stagiaire ni d’alternant.
  • Il n’y a pas de besoin particulier en recrutement dans votre entreprise, si c’est dans le cas d’une candidature spontanée.

Un candidat sera toujours plus compréhensible envers un recruteur qui l’aura refusé, en lui donnant les raisons de son refus, que si un employeur ne revient pas vers lui. 

Encourager le candidat pour la suite de ses recherches d’emploi

Ce n’est pas obligatoire, mais il peut également être bien d’encourager le candidat dans ses prochaines recherches d’emploi. Le candidat gardera ainsi une bonne image de votre entreprise et sera peut-être prêt à postuler une nouvelle fois chez vous. Dans certains cas, le candidat peut aussi avoir envie de recommander votre entreprise auprès d’autres personnes en recherche d’emploi. Cela peut donc avoir un impact bénéfique sur votre marque employeur.

Appeler le candidat

Si vous ne recevez pas beaucoup de candidatures et que vous avez un peu de temps à consacrer aux candidats, vous pouvez les appeler pour les refuser, par exemple. Dans ce cas, vous pouvez prendre le temps de leur donner les raisons du refus et pourquoi pas leur donner des axes d’améliorations pour la suite. Cela est toujours bon à prendre et constructif pour un candidat. Il verra ainsi que vous avez pris le temps de regarder sa candidature et que vous accordez du temps à vos candidats pour leur répondre.

Pour résumer

  • Répondez toujours à vos candidats lorsqu’ils postulent à vos offres d’emploi.
  • Préparez-vous des modèles d’emails automatiques pour gagner du temps dans vos recrutements.
  • Personnalisez vos emails de refus de candidatures.
  • Apportez des conseils et des axes d’amélioration à vos candidats lorsque vous les refusez.
  • Expliquez les raisons pour lesquelles vous avez refusé un candidat.
  • Si vous avez le temps, appelez les candidats pour les refuser et prenez le temps de leur expliquer les raisons de leur refus.
  • N’oubliez pas que la manière dont vous refusez un candidat a un impact sur votre marque employeur.
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